Privacy Regeling

Privacyreglement Het Kevertje

1 Inleiding

Het Kevertje gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten, medewerkers en sollicitanten. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:

  • Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  • Het Kevertje heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.
  • Binnen Het Kevertje is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.

Het Kevertje heeft in het kader van de AVG de rol van verantwoordelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van Het Kevertje en het Privacy aanspreekpunt zijn: drs. S.C.H.M. van Dam Broers, info@hetkevertje.nl

2 Inhoudsopgave

1 Inleiding

2 Inhoudsopgave

3 Gegevens klanten
3.1 Doel gegevensverwerking
3.2 Gegevens die worden vastgelegd
3.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten
3.4 Uitwisseling van klantgegevens met derden

4 Gegevens medewerkers en sollicitanten
4.1 Gegevens medewerkers
4.2 Gegevens sollicitanten

5 Overige afspraken en richtlijnen
5.1 Gedragscode
5.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens
5.3 Beveiliging
5.4 Identificatie klant
5.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens
5.6 Klachten
5.7 Autoriteit Persoonsgegevens

3 Gegevens klanten

In dit privacyreglement wordt de term klant of ouder met ouderlijk gezag gebruikt. Hiermee wordt de ouder met ouderlijk gezag c.q. verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 4 jaar heeft en die het contract met Het Kevertje heeft ondertekend. Hierbij gaat Het Kevertje ervan uit, dat deze ouder met ouderlijk gezag eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder met ouderlijk gezag (niet zijnde contractouder met ouderlijk gezag).

3.1 Doel gegevensverwerking

Het Kevertje verzamelt alleen gegevens van klanten (ouder met ouderlijk gezag en kinderen) in het kader van de uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:

- het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;

- het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;

-het onderhouden van contacten met de ouder met ouderlijk gezag;

- het aanvragen van subsidie/toeslagen

3.2 Gegevens die worden vastgelegd

Het Kevertje legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouder met ouderlijk gezag.

Inschrijving

De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouder met ouderlijk gezag. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en Het Kevertje voor de dagopvang van de kinderen van betreffende klanten op de locatie van Het Kevertje.

• Kind

o Naam

o Adresgegevens

o BSN kind

o Geboortedatum o Soort opvang

o Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is

• Ouder met ouderlijk gezag

o Naam o Adresgegevens

o Telefoon (vast, mobiel, werk)

o Email

o BSN ouder met ouderlijk gezag

o Bankrekeningnummer ouder met ouderlijk gezag

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

Opvang

Kind dossier met hierin de volgende gegevens:

• Kindgegevens formulier

• Observaties

• Afsprakenformulier KDV

• Verklaring medicijntoediening

• Aftekenlijst medicijntoediening

• Foto kind

• Vaccinaties

• Verslag ouder met ouderlijk gezag gesprek

• Kindverslag groepsoverleg

• Overzicht verslaglegging Meldcode en bijbehorende verslagen

Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker. Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

3.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). Het Kevertje hanteert de volgende bewaartermijnen:

Gegevens kind

Kind dossier (papier op vestiging) niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is van een meldcode proces; dan maximaal 2 jaar

Gegevens ouder met ouderlijk gezag

4 Gegevens medewerkers en sollicitanten

4.1 Gegevens medewerkers

Het Kevertje gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers. De volgende uitgangspunten zoals geformuleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens worden hierbij gehanteerd:
• De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane en/of wettelijk verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleidingen, bedrijfsmedische begeleiding, de uitvoering of
toepassing van wetten.
• Slechts de wettelijke toegestane en/of verplichte categorieën van gegevens worden verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot te volgen of gevolgde opleidingen, functie,
aanwezigheid (in verband met uitbetaling salaris, verlofregistratie, etc.) of gegevens die verwerkt moeten worden op grond van een wet.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, leiding geven aan de medewerker of anderszins noodzakelijk zijn betrokken.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven of indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht.
• De gegevens van de medewerker worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is of de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd tenzij er bij uitdiensttreding sprake is van een arbeidsconflict. In
dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Langer bewaren van onderdelen van de gegevens van een medewerker gebeurt alleen voor zover noodzakelijk ter voldoening aan een voor dat onderdeel geldende wettelijke
bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn.
Bovenstaand overzicht betreft een niet-limitatieve opsomming en is slechts bedoeld ter indicatie van het soort gegevens dat Het Kevertje vastlegt.

4.2 Gegevens sollicitanten

Het Kevertje gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Gegevens van sollicitanten bij Het Kevertje worden in beginsel 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen:

Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst treedt bij Het Kevertje worden de gegevens die onderdeel uitmaken van het sollicitatieproces opgenomen in het personeelsdossier.

Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure niet in dienst treedt bij Het Kevertje dan worden de gegevens bewaard conform de keuze van de sollicitant. Bij aanvang van het sollicitatieproces kan toestemming gegeven worden om de
gegevens langer dan 4 weken te bewaren. Hiermee geeft de sollicitant Het Kevertje toestemming om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren en de gegevens te gebruiken om de sollicitant te benaderen voor vacante functies bij Het Kevertje die
aansluiten bij de motivatie en CV van de sollicitant. Als de sollicitant akkoord geeft voor het bewaren van zijn of haar gegevens, zal na 1 jaar weer opnieuw toestemming aan de sollicitant gevraagd worden voor het verlengen van de bewaartermijn met 1
jaar

De gegevens zullen nooit aan derden doorgegeven worden. Na afloop van de bewaartermijn die van toepassing is op de individuele sollicitant worden alle gegevens met betrekking tot de sollicitant door Het Kevertje verwijderd.

5.1 Gedragscode

Voor alle medewerkers van Het Kevertje geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacy gevoelige gegevens van klanten en van
collega’s.
Dit betekent dat:
· privacy gevoelige onderwerpen met ouders (met ouderlijk gezag) worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders;
Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouder met ouderlijk gezag besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
· buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
· in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
· schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
· collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
· er geen privé gegevens van medewerkers aan ouder smet ouderlijk gezag wordt verstrekt;
· computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord;

5.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens

Vanuit de AVG hebben klanten, medewerkers en sollicitanten het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken, te verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens makkelijk over te dragen zijn aan een andere
organisatie. In dat laatste geval gaat het alleen om digitale gegevens of persoonsgegevens die Het Kevertje met uw toestemming verwerkt of die bedoeld zijn om de overeenkomst met u uit te voeren. Het inzagerecht houdt in dat ouders met
ouderlijk gezag, medewerkers en sollicitanten een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Het Kevertje over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij Het Kevertje binnen komt, zal Het Kevertje de
volgende informatie verschaffen aan de ouders met ouderlijk gezag:

De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door Het Kevertje. De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die klanten actief hebben
verstrekt bij het inschrijven, of die Het Kevertje heeft verzameld gedurende de opvangperiode. De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Het Kevertje gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen
verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sollicitanten van Het Kevertje het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag worden gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist
zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als men niet langer toestemming wil geven aan Het Kevertje voor het gebruik van zijn/haar gegevens. Dit laatste is alleen mogelijk als
Het Kevertje de betreffende gegevens niet meer nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst kinderopvang of de arbeidsovereenkomst. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare
gedraging door Het Kevertje. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door Het Kevertje. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat Het Kevertje een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Het Kevertje wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde
gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Het Kevertje zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het
moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Het Kevertje zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.

Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.
Klanten kunnen een verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en ontvangen van gegevens indienen bij de directie van het Kevertje

5.3 Beveiliging

Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder met ouderlijk gezag(s) en Het Kevertje geldt. Het Kevertje heeft een beleid op het gebied van informatie beveiliging. Hierin is onder
andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen Het Kevertje toegang heeft tot welke informatie. Als onderdeel van dit beleid vindt er jaarlijks een externe controle en elk kwartaal een interne
controle plaats.
Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kind dossier wordt opgeborgen in af te sluiten kasten.

5.4 Identificatie klant

Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog
geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder met ouderlijk gezag of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen
zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders met ouderlijk gezag.

Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake gesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van
de ouder met ouderlijk gezag(s) of de brief van de sociale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN is verstrekt.

5.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens

Binnen Het Kevertje kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditoren en de accountant. Deze personen betrachten vanuit hun functie geheimhouding.

5.6 Klachten

Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacy beleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van Het Kevertje geuit worden. Medewerkers kunnen gebruik maken van de klachtenprocedure voor medewerkers.

5.7 Autoriteit Persoonsgegevens

Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben daarnaast het recht om een klacht over de verwerking van hun
persoonsgegevens of die van hun kind in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.